Los 7 hábitos de contabilidad de los contratistas y empresas de servicios financieramente saludables
Dirigir una empresa de construcción o de servicios implica gestionar trabajos, equipos, materiales, facturas y clientes, a menudo todo a la vez. Con tantas cosas que hacer, la contabilidad suele quedar relegada a un segundo plano.
Pero los contratistas y empresas de servicios más saludables financieramente consideran la contabilidad como un sistema empresarial fundamental, no como algo secundario. Una contabilidad clara y consistente le ayuda a comprender la rentabilidad de los trabajos, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones seguras sobre el crecimiento.
A continuación, se presentan los siete hábitos de contabilidad que comparten los contratistas y empresas de servicios financieramente saludables, y cómo puede aplicarlos a su propio negocio.
1. Separan las finanzas personales de las del negocio
Los contratistas exitosos siempre mantienen las finanzas personales y las del negocio completamente separadas. Esto incluye:
• Una cuenta corriente empresarial dedicada
• Una tarjeta de crédito empresarial para materiales y gastos
• No mezclar gastos personales con transacciones comerciales
Por qué es importante para los contratistas: Mezclar las finanzas dificulta el seguimiento de los costos de los trabajos, genera informes financieros inexactos y, a menudo, causa problemas en el momento de la declaración de impuestos. Una separación clara es la base de una contabilidad impecable.
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2. Revisan las transacciones semanalmente
Las empresas de servicios financieramente saludables revisan sus transacciones cada semana para:
• Detectar cargos faltantes o duplicados
• Asegurarse de que los materiales y la mano de obra estén categorizados correctamente
• Mantenerse al tanto del flujo de caja
Por qué es importante para los contratistas: Las revisiones semanales evitan que los pequeños errores se conviertan en costosos problemas más adelante, especialmente al gestionar varios trabajos a la vez.
3. Concilian las cuentas mensualmente
La conciliación mensual significa cotejar sus registros contables con sus extractos bancarios y de tarjetas de crédito.
Por qué es importante para los contratistas: Las cuentas conciliadas garantizan la precisión de sus informes, lo cual es fundamental cuando los utiliza para presupuestar trabajos, pagar a los equipos y planificar trabajos futuros.
4. Realizan un seguimiento de la rentabilidad por trabajo o servicio
Los contratistas exitosos no solo hacen un seguimiento de los ingresos totales, sino que también controlan la rentabilidad por trabajo o servicio.
Esto incluye:
• Asignar los ingresos a trabajos específicos
• Realizar un seguimiento preciso de los costos de materiales y mano de obra
• Revisar los márgenes de los trabajos regularmente
Por qué es importante para los contratistas: Puede estar muy ocupado y aun así estar perdiendo dinero. El seguimiento a nivel de trabajo le ayuda a identificar qué trabajos son rentables y cuáles están afectando negativamente sus resultados. 5. Revisan los informes financieros mensualmente (no solo en la época de impuestos)
- Las empresas de servicios financieramente sólidas revisan sus informes financieros cada mes, incluyendo:
• Estado de pérdidas y ganancias
• Balance general
• Resumen del flujo de caja
Por qué es importante para los contratistas: Los informes mensuales le ayudan a responder preguntas como:
• ¿Puedo permitirme contratar a otro miembro del equipo?
• ¿Debería subir mis precios?
• ¿El flujo de caja es lo suficientemente sólido para las temporadas bajas?
6. Mantienen los recibos organizados digitalmente
Los contratistas exitosos utilizan sistemas digitales para almacenar recibos y documentación, como:
• Aplicaciones para escanear recibos
• Software de contabilidad basado en la nube
• Carpetas organizadas por trabajo o por mes
Por qué es importante para los contratistas: Los registros digitales respaldan las deducciones, simplifican las auditorías y ahorran horas de tiempo cuando se necesita la documentación rápidamente.
7. Trabajan con un contable profesional
En cierto punto, los contratistas exitosos reconocen que su tiempo se aprovecha mejor dirigiendo los proyectos, no gestionando hojas de cálculo.
Un contable profesional ayuda a:
• Mantener la contabilidad precisa y actualizada
• Registrar correctamente los costos de los proyectos
• Proporcionar informes mensuales fiables
• Reducir el estrés y la incertidumbre
Por qué es importante para los contratistas: Una contabilidad clara le brinda mayor claridad. La claridad conduce a mejores precios, un flujo de caja más sólido y proyectos más rentables.
Consideraciones finales
Los contratistas financieramente sólidos no adivinan, conocen sus números. Si identifica deficiencias en alguno de estos hábitos, ahora es el momento de corregirlos.
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